Politiche di Cancellazione di Base e Dinamiche

In BeMyGuest® le Politiche di Cancellazione (PdC) sono una delle proprietà che caratterizzano un Piano Tariffario, insieme alle Politiche di Pagamento. Le PdC determinano se l’ospite possa cancellare una prenotazione ed entro quale data, se venga applicata una penale e l’entità della penale.

Politiche di cancellazione di base

Le Politiche di Cancellazione di Base sono una proprietà del Piano Tariffario e vengono definite contestualmente alla creazione dello stesso. La PdC di Base è statica ed è sempre valida.
Una PdC prevede: (a) la selezione di una tipologia di rimborso, (b) il numero di giorni entro cui è possibile cancellare, (c) un testo descrittivo sintetico che riassuma o fornisca dettagli sulle politiche applicate. In caso di politiche di cancellazione parzialmente rimborsabili, può essere specificato anche (d) l’incidenza delle penale in percentuale rispetto all’importo complessivo della prenotazione, oppure (d) in numero di notti contabilizzati a partire dalla prima. Una metodologia di calcolo della penale esclude l’altra.
Le tipologie di politiche di cancellazione applicabili sono:

• Rimborsabile – consente la cancellazione senza penali entro un certo numero di giorni dall’arrivo in struttura. Nel testo descrittivo è possibile specificare quale penale viene applicata in caso di mancata presentazione o altre restrizioni
• Parzialmente rimborsabile – prevede l’obbligo di pagamento di una somma specifica anche se gli ospiti non soggiornano presso la struttura e se cancellano entro un certo numero di giorni dall’arrivo. Superato tale limite, la prenotazione viene considerata interamente non rimborsabile
• Non rimborsabile – prevede che gli ospiti paghino l'intero importo della prenotazione se cancellano, modificano la prenotazione o non si presentano

La PdC definita nel Piano Tariffario viene applicata sempre, a meno che non ci sia un criterio differente applicato tramite le Politiche di Cancellazione Dinamiche o Giornaliere.

La PdC di Base di un Piano Tariffario si imposta da:

Set-up → Piani Tariffari → Nome del piano tariffario

Per ogni Piano Tariffario è possibile impostare una sola Politica di Cancellazione di Base.

Politiche di cancellazione dinamiche

Le Politiche di Cancellazione Dinamiche consentono di variare le PdC di un Piano Tariffario nel tempo, secondo le esigenze della struttura ricettiva. A titolo di esempio, in un Piano Tariffario è possibile impostare una PdC di base che preveda la possibilità di cancellare la prenotazione entro 14 giorni senza penale, quindi con le PdC Dinamiche è possibile prevedere che durante il periodo di alta stagione venga sostituita da una PdC con cancellazione senza penale solo entro 7 giorni.

Per applicare Politiche di Cancellazioni Dinamiche è necessario definirle preliminarmente in:

Set-up → Politiche di Cancellazione

Una PdC prevede:

• codice identificativo, da usare in tutte le visualizzazioni sintetiche
• colore identificativo, che verrà rappresentata nelle visualizzazioni a tabella (es. nel Planning)
• denominazione, (es. “Alta stagione”)
• status, (se attiva o se disattiva, quindi non deve essere applicata)
• tipologia di rimborso, cioè se rimborsabile, parzialmente rimborsabile o non rimborsabile
• numero di giorni entro cui è possibile cancellare
• politiche di cancellazione, testo descrittivo sintetico che riassuma o fornisca dettagli sulle politiche applicate

In caso di politiche di cancellazione parzialmente rimborsabili, può essere specificato anche:

• penale di cancellazione (%), con l’incidenza delle penale in percentuale rispetto all’importo complessivo della prenotazione
• penale di cancellazione (n. notti), in alternativa alla precedente, la penale in numero di notti contabilizzati a partire dalla prima.

Una volta definite, le PdC Dinamiche vengono applicate ai differenti Periodi della Stagione dalla voce di menu:

Set-up → Periodi e Rates → Politiche di Cancellazione

Le Politiche di Cancellazione Dinamiche vanno impostate periodo per periodo per ogni singola stagione. In caso di assenza di PdC Dinamiche per un singolo periodo, vengono applicate le PdC di Base del singolo Piano Tariffario.

Politiche di cancellazione giornaliere

BeMyGuest® consente anche di variare le PdC con maggior dettaglio, fino a livello giornaliero. Infatti, per ogni Piano Tariffario è possibile impostare una PdC differente per ogni singolo giorno. Le PdC Giornaliere hanno la priorità rispetto alle PdC Dinamiche e sulle PdC di Base. Una PdC Giornaliera viene impostata dalla voce di menu:

Disponibilità e Tariffe → Politiche di Cancellazione Giornaliere

Per impostare la PdC Giornaliera è necessario selezionare l’intervallo di date richiesto, i giorni della settimana che verranno modificati, il Piano Tariffario e, infine, la PdC che si desidera applicare. L’operazione è analoga ad un cambio di disponibilità o di tariffa operato dalla voce di menu Disponibilità e Tariffe.
Per annullare, è sufficiente selezionare l’intervallo di date richiesto e, quindi, cliccare sul bottone Default. Bisogna sempre ricordare che, in presenza di una PdC Dinamica, quest’ultima avrà la priorità sulla PdC di Base.

Priorità nell’applicazione delle Politiche di cancellazione

BeMyGuest® consente di applicare tre tipologie differenti di Politiche di Cancellazione: di Base, Dinamiche e Giornaliere. Le Politiche di Cancellazione di Base sono una proprietà del Piano Tariffario e sono definite all’atto della creazione dello stesso. Le PdC Dinamiche vengono create dal Set-up e applicate in Periodi e Rates, mentre le Giornaliere vengono applicate da Disponibilità e Tariffe.
In caso di coesistenza di tutte e tre BeMyGuest® procede all’applicazione con la seguente priorità:
1. Politiche di Cancellazione Giornaliere
2. Politiche di Cancellazione Dinamiche, cioè relative al periodo cui sono collegate
3. Politiche di Cancellazione di Base, cioè quelle stabilite nel Piano Tariffario