Come configurare la propria struttura

BeMyGuest si presenta semplice e versatile. Consente infatti la creazione di prodotti personalizzabili ed in grado di adattarsi a diverse condizioni di utilizzo.

Definire le tipologie delle camere

Per l'inserimento delle tipologie di camere della vostra struttura cliccate su > Home > Impostazioni > Tipi di camera > Nuovo

Avrete qui la possibilità non solo di personalizzare i tipi di camera inserendo foto e descrizione ma anche di impostare le condizioni di vendita per ciascuna tipologia.

Per aggiungere una tipologia di camera compilate le sezioni seguenti:

• Denominazione: deve essere qui inserito per esteso il nome della camera (Es: Doppia, Matrimoniale Classic, Junior Suite);
• Descrizione: inserite qui una piccola descrizione sullo stile e sulle caratteristiche della camera (es: Le camere Matrimoniali Classic si trovano al primo piano dell'hotel. Sono caratterizzate da ambienti luminosi e confortevoli e sono dotate di terrazzino privato da cui si gode di una piacevole vista. Tutte le camere Classic sono dotate di TV a schermo piatto satellitare, Pay-Tv, aria condizionata, telefono, minibar su richiesta, cassetta di sicurezza e phon);
• Le note pubbliche: potete qui inserire informazioni aggiuntive sulla camera che verranno rese visibili nel booking engine insieme alla descrizione;
• La foto della camera: cliccando su Inserisci foto, selezionate un'immagine della camera quindi cliccate su Invio. Le immagini accettate sono quelle in formato PNG, JPG e GIF;
• Le note interne: potete qui inserire informazioni sulla camera visualizzabili soltanto dal back office;
• I parametri: sono i criteri da stabilire per il tipo di camera (numero di persone paganti come adulti; numero minimo e massimo di persone minimo e massimo; numero di letti che si possono aggiungere; e se applicare il supplemento per il letto aggiuntivo);
• La traduzione: cliccando su English o Français vi appariranno delle caselle dove inserire la traduzione in lingua straniera della denominazione e della descrizione della camera.

La scelta dei parametri del tipo di camera si riversa sulla vendibilità.

Di seguito vi proponiamo un esempio:

La camera in questione è una "Matrimoniale Classic", vendibile come doppia (2 tariffe adulto) o come tripla (2 tariffe adulto + supplemento letto aggiuntivo) ma non vendibile come Dus (Doppia Uso Singola).

File:Schedatipocamera.png

Scheda Matrimoniale Classic

I parametri selezionati sono infatti i seguenti:

- Numero minimo di paganti come adulti: 2

- Numero minimo di persone: 2

- Numero massimo di persone: 3

- Numero massimo di letti aggiuntivi: 1

- Applica i letti aggiuntivi ai bambini: Si (mettere "si" solo se la tariffa è impostata a camera)

Numero massimo di persone + numero letti aggiuntivi= capienza massima (questa camera può ospitare fino a 4 persone)

  Nota bene! Applicando i letti aggiuntivi ai bambini stiamo dicendo al sistema di calcolare il supplemento letto.

Qualora si trattasse invece di una camera doppia vendibile anche come Dus, i parametri da selezionare saranno i seguenti:

Parametri camera Dus

In questo caso la camera può essere venduta per 1 singolo adulto, per 2 adulti, per 1 adulto e 1 bambino (che paga il supplemento letto aggiuntivo).

La tariffa per una singola persona va definita su Home > Impostazioni > Periodi e rates > Rates , selezionando la tipologia di camera "Dus" (in questo caso) e inserendo la tariffa nella casella con l'omino blu.

Cliccate su Conferma per salvare il tipo di camera inserito e successivamente fate clic su Torna all'elenco dei tipi di camera per aggiungere altre tipologie di camere della vostra struttura.

Una volta terminato l'inserimento delle tipologie di camere potrete stabilire l'ordine con cui verranno visualizzate nella pagina web dalla schermata seguente Home > Impostazioni > Tipi di camera.

Da lì è anche possibile modificare le informazioni inserite nelle tipologie di camere, cliccando sulla tipologia di camera e selezionando Modifica questo tipo di camera. Fate clic su Conferma a modifica ultimata.

Quando non viene inserita nessuna tariffa e/o nessuna disponibilità (n.d) la camera risulta non disponibile.

Inserire il quantitativo di camere

Una volta inserite le tipologie di camere è necessario specificare il quantitativo di camere di cui la struttura dispone per ogni tipologia. Per l'inserimento del numero di camere cliccate su Home > Impostazioni > Impostazioni > Modifica queste impostazioni.

Tipi di stanze

Troverete in alto a sinistra della Scheda una sezione denominata "Tipi di stanze" e l'elenco delle tipologie finora inserite. Per l'attivazione del tipo di camera selezionate con il mouse il checkbox corrispondente, quindi inserite il numero di camere ad ogni tipologia e fate clic su Conferma'.

Per la disattivazione di un tipo di stanza deselezionate il checkbox corrispondente alla camera e fate clic su Conferma.

Per eliminare dall'elenco delle camere una tipologia andate su Home > Impostazioni > Tipi di camera, selezionate il checkbox a sinistra nella riga corrispondente alla tipologia di camera e fate clic su elimina.

 Nota bene! Nella scheda della struttura va inserita il numero di camere reali e non il contingente di camere che intendete vendere

Ricordatevi di cliccare su Conferma per salvare le vostre modifiche.

Definire i Piani Tariffari

Un piano tariffario è un'estrazione del listino che può essere soggetto a vincoli. Rappresentano degli esempi di piani tariffari i trattamenti di B&B, di HB (half board / mezza pensione) o FB (full board / pensione completa). La struttura ricettiva può personalizzare i piani tariffari vendendo le camere ad un prezzo basso ma senza garantire la colazione (only room o only stay), può altresì offrire più servizi con un piano tariffario dietro pagamento anticipato non rimborsabile.

Per inserire un piano tariffario andate su Home > Impostazioni > Piani Tariffari

Gestione dei piani tariffari

quindi cliccate su Nuovo per creare il piano tariffario.

Nella Scheda del piano tariffario bisogna definire:

• La Denominazione del piano tariffario;
• Termini e Condizioni: ossia la descrizione delle condizioni affinchè il piano tariffario sia applicabile;
• I Tipi di camera a cui applicare il piano tariffario;
• I Vincoli ossia l'intervallo di validità entro cui il cliente può prenotare questo piano tariffario/il numero minimo e massimo di notti/i giorni in cui il piano vale);
• La Traduzione in lingua straniera (non obbligatoria);
• Le note interne.

Di seguito vi proponiamo un esempio di piano tariffario:

Esempio: Prepagata non rimborsabile

Termini e condizioni: La seguente tariffa include pernottamento e prima colazione. È richiesto il pagamento al momento della prenotazione. Non è rimborsabile in caso di cancellazione.

Per attivare uno o più piani tariffari andate su Home > Impostazioni > Impostazioni > Modifica queste impostazioni e selezionate il checkbox del piano tariffario corrispondente. Se volete invece disattivare un piano tariffario deselezionate il checkbox.

Elenco piani tariffari

Per cancellare o modificare un piano tariffario cliccate su Home > Impostazioni > Piani Tariffari, inserite un flag nalla casella di controllo che si trova nella stessa riga del piano tariffario (a sinistra) e cliccate su Elimina

Definire i periodi

Per inserire i periodi andate su Home > Impostazioni > Periodi e Rates > Nuovo quindi Aggiungi una nuova stagione,

Inserimento nuova stagione

È necessario compilare i seguenti campi:

• Tipo (A)”;
• Data di inizio e di fine: cliccando all'interno del calendario potrete sfogliarlo, le frecce orientate a destra e sinistra permettono di scorrere i singoli mesi dell'anno e attraverso selezione con il mouse potrete stabilire la data che desiderate; la data può essere inserita nel formato 44/mm/aaaa cliccando con il mouse dentro la casella;
• Descrizione

fate clic su Conferma per salvare il periodo.

Ogni data di fine periodo deve necessariamente coincidere con la data d'inizio di tipo successivo per farsì che venga incluso il giorno di check out. Per la seconda stagione selezionate il secondo tipo, “Tipo B”, inserite le date e la descrizione quindi fate clic su conferma. Se in alcuni periodi dell'anno intendete applicare le stesse tariffe, selezionate lo stesso Tipo, ad esempio “Tipo A” dal 2/01/2012 al 20/05/2012 – dal 1/09/2012 al 19/12/02012.

Se avete già inserito una stagione il software vi dà la possibilità di importare i periodi cambiandone automaticamente l'anno selezionando Clicca qui per impostare i periodi della stagione precedente.

Per eliminare una stagione inserita cliccate su Home > Impostazioni > Periodi e Rates, date un clic alla casella posta a sinistra nella stessa riga della stagione ed elimina la stagione selezionata.

Se desiderate semplicemente cambiare una data di inizio o di fine selezionate il link della stagione (es: dal 2/01/2012 al 2/01/2013) e fate clic su Modifica questi periodi > Conferma.

È possibile inserire una nuova stagione o modificare la stagione precedente anche su Home > Impostazioni > Impostazioni sezione Stagioni. .

Definire le tariffe di base

Per inserire le tariffe di base (rack rate) fate clic su Home > Impostazioni > Periodi e Rates > Rates

Attenzione! Bisogna tenere in considerazione gli accordi presi con VISIONI prima dell'installazione, infatti, il BeMyGuest può essere impostato per inserire le tariffe a persona o a camera.

Cliccate sul segno "+" (in alto a destra) per aprire la schermata delle tariffe e delle disponibilità di una tipologia di camera ed inserite per ogni periodo (periodo A, B, C) e per ogni piano tariffario le tariffe.

Nel primo quadrante va inserita la tariffa (a persona o a camera a seconda di come avete richiesto prima dell'installazione) mentre nel secondo quadrante (quello con l'omino blu) la tariffa comprensiva di supplemento singola.

Inserimento rates

Nel nostro esempio, come potete notare, non è stato inserito alcun valore nel quadrante con l'omino blu, infatti, la camera Matrimoniale Classic non è vendibile come doppia uso singola.

Quando non inserite alcuna tariffa la camera non risulterà in vendita.

Una volta inserite le tariffe standard o di base potrete utilizzare il seguente link Home > Impostazioni > Rates giornalieri per modificare tariffe e disponibilità per specifici giorni o periodi.

Terminato l'inserimento delle rack rate non vi resta che inserire nella stessa schermata, sezione Allotment, il contingente di camere in vendita.

Sconti e supplementi

Prima di definire gli sconti e i supplementi è necessario definire le fasce d'età su Home > Impostazioni > Impostazioni > Modifica queste impostazioni' sezione Fasce d'età. Il sistema prevede 4 fasce d'età:

- Fascia 1: dai 3 ai 5 anni - Fascia 2:dai 6 ai 9 anni - Fascia 3: dai 10 ai 13 anni - Fascia 4: dai 14 ai 17 anni

Per i neonati da 0 a 2 anni non è applicabile nessuna tariffa (gratuiti).

Potete utilizzare solo alcune delle fasce d'eta e cambiare il valore della fascia.

es: Fascia 1: 3-9

Ricordatevi di fare clic su Conferma.

Dopo aver definito le fasce cliccate su Home > Impostazioni > Periodi e rates > Sconti e supplementi.

Lo sconto può essere:

• in percentuale o in valuta, sempre preceduto dal segno – in quanto si sottrae alla tariffa base.

Il supplemento va inserito nella sezione "letto aggiuntivo" ed ha invece un valore positivo se inserito nel campo della valuta mentre ha un valore negativo se inserito nel campo "percentuale" poichè in questo caso si detrae alla tariffa base.

Potrete inserire uno sconto e/o un supplemento diverso a seconda della tipologia della camera, della stagione e della fascia d'età, come vi mostriamo di seguito:

Gestione sconti e supplementi

Nota bene: gli sconti e i supplementi possono essere inseriti all'interno delle offerte o dei pacchetti turistici.

Inserire e Modificare le disponibilità

Sul booking online è possibile gestire il contingente di camere in vendita cliccando su Home > Impostazioni > Periodi e Rates > Rates sezione Allotment, che vi condurrà alla seguente schermata:

Inserimento rates

Una volta che avrete cliccato sul segno “+” della tipologia di camera, inserite nel quadrante rispettivo alla sezione “Allotment” il numero di camere in vendita, come visualizzato sopra. Ripetete l'operazione per ogni tipologia di camera e fate clic su Conferma.

 Nota bene! Il numero degli allotment non deve essere superiore al quantitativo di camere reale

Il numero di camere vendibili (allotments) può essere cambiato rapidamente cliccando su Home > Impostazioni > Rates giornalieri (vedi capitolo 3.3) o su Home > Impostazioni > Modifiche agli allotments definiti nei rates.

Definire le eccezioni

Le tariffe di base possono essere soggette a modifiche per brevi/lunghi periodi di tempo, per specifici giorni della settimana, per alcune tipologie di camera o esclusivamente per determinati piani tariffari. Quando dobbiamo inserire una tariffa diversa per giorni/settimane/mesi specifici abbiamo la possibilità di farlo senza dover modificare le tariffe di base, inserendo un'eccezione.

Potrete ad esempio definire che dal 4/01/2013 al 04/03/2013 viene applicata una tariffa speciale se il cliente arriva di sabato.

Per inserire un'eccezione andate su Home > Impostazioni > Eccezioni > Nuovo

Scheda dell'eccezione

• Selezionate una data di inizio e di fine;
• Selezionate il checkbox nei giorni in cui applicherete la tariffa speciale (es: solo il giovedì);
• Inserite il prezzo nella riga corrispondente alla tipologia di camera;
• Conferma.

Per modificare l'eccezione inserita cliccate su Torna all'elenco delle eccezioni, che troverete in basso, avvicinate il cursore alle date di modo che vi appaia "Visualizza quest'eccezione", fate un clic e selezionate Modifica quest'eccezione. Non dimenticate di fare clic su Conferma.

     Nota bene! L'eccezione prevale sulla tariffa predefinita ma la rate impostata prevale sull'eccezione.

Stabilire termini e condizioni e privacy

I “testi informativi”, che si possono inserire cliccando su Home > Impostazioni > Termini e Condizioni in genere includono informazioni utili ai clienti ad es. la posizione e i servizi della struttura; l'orario di check-in e check-out; l'orario di chiusura della reception ecc. e possono essere visualizzati dal cliente in fase di ricerca disponibilità o al momento della prenotazione.

Torna alla Pagina principale