Come configurare la propria struttura

Dalla seconda voce del menu >Home/Impostazioni si accede ad un'area fondamentale del BeMyGuest che vi consentirà di configurare e gestire la vostra struttura on-line. La pagina che visualizzerete è la seguente:

Area delle impostazioni

Selezionando Impostazioni, primo link della sezione "Struttura",avremo l'accesso alla Scheda della Struttura. In quest'area è possibile:

• Aggiungere o modificare le stagioni;
• Modificare i rates stagionali, gli sconti e i supplementi;
• Modificare le eccezioni e le offerte;
• Modificare i rates giornalieri;
• Modificare gli allotments di base;
• Modificare gli allotments nel Channel Manager;
• Gestire e modificare le fasce d'età a cui associare tariffe scontate.

In modalità di modifica, ossia selezionando Modifica queste impostazioni, avrete invece la possibilità di:

• Inserire il quantitativo di camere ad ogni tipologia;
• Attivare o disattivare, tramite selezione del checkbox, le tipologie di camere in struttura;
• Attivare o disattivare i piani tariffari precedentemente inseriti.

 Attenzione! È necessario inserire nella scheda della struttura il numero di camere di cui realmente la struttura dispone!

Se per errore inserirete una disponibilità maggiore a quella reale su >Home/Impostazioni/Periodi e rates/Rates o su >Home/Impostazioni/Rates giornalieri il sistema

 lo riconoscerà e ve lo segnalerà con un messaggio di errore. 

Dopo aver inserito le tipologie di camere, i piani tariffari, le tariffe rack e giornaliere, le offerte e i pacchetti turistici, accedete a >Home/Impostazioni/Impostazioni/Modifica queste impostazioni quindi selezionate con il mouse la casella “Si” per la Pubblicazione dei dati immessi.

Definire le tipologie e il quantitativo delle camere

Per l'inserimento delle vostre tipologie di camere cliccate su >Home>Impostazioni>Tipi di camera>Nuovo,

quindi compilate le varie sezioni aggiungendo:

• La Denominazione ossia il nome della camera (Es: Dus, Matrimoniale Classic, Junior Suite, Superior);
• La Descrizione: informazioni utili al cliente sullo stile e sulle caratteristiche della camera (es: Le camere Matrimoniali Classic si trovano al primo piano dell'hotel. Sono caratterizzate da ambienti luminosi e confortevoli e sono dotate di terrazzino privato da cui si gode di una piacevole vista. Tutte le camere Classic sono dotate di TV a schermo piatto satellitare, Pay-Tv, aria condizionata, telefono, minibar su richiesta, cassetta di sicurezza e phon);
• Le note pubbliche:

Una o più foto della camera;

• Le note interne:
• I parametri: criteri da stabilire per il tipo di camera (vedi esempio1 e 2)
• La traduzione del testo descrittivo in altre lingue: cliccando su “English” o “Français” è possibile inserire denominazione e descrizione della camera in lingua straniera.

Attenzione ai parametri! Esempio1: Se si tratta di una camera vendibile per 2 adulti e 1 bambino o per 1 adulto e 2 bambini ma non vendibile come dus, i parametri da selezionare saranno i seguenti:

Numero minimo di paganti come adulti: 2 Numero minimo di persone: 2 Numero massimo di persone: 3 Numero massimo di letti aggiuntivi: 1 Applica i letti aggiuntivi ai bambini: Si

 Nota bene! Questi parametri stabiliscono che questa camera è vendibile come doppia (2 tariffe adulto) o come tripla calcolando un supplemento 
 per il letto aggiuntivo al bambino.

Esempio2: Se si tratta di una camera doppia vendibile anche come doppia uso singola, i parametri selezionati saranno i seguenti:

Numero minimo di paganti come adulti: 2 Numero minimo di persone: 1 Numero massimo di persone: 2 Numero massimo di letti aggiuntivi: 0 Applica i letti aggiuntivi ai bambini: No

Cliccate su Conferma per salvare il tipo di camera inserito e successivamente fate clic su Torna all'elenco dei tipi di camera per aggiungere altre tipologie di camera della vostra struttura.

Per inserire il quantitativo di camere andate su >Home/Impostazioni/Impostazioni/Modifica queste impostazioni quindi inserite il numero di camere per ogni tipologia e selezionate con il mouse il checkbox corrispondente.

 Nota bene! Nella scheda della struttura va inserita il numero di camere reali e non il numero di camere che intendete vendere.

Ricordatevi di cliccare su Conferma per salvare le vostre modifiche. Per modificare un tipo di camera cliccate su >Home/Impostazioni/Tipi di camera, fate un clic nella tipologia di camera che intendete modificare, quindi selezionate Modifica questo tipo di camera e Conferma. Per eliminare una tipologia di camera andate su >Home/Impostazioni/Tipi di camera, selezionate il checkbox nella casella di controllo accanto agli elementi a sinistra quindi elimina.

Definire i Piani Tariffari

Un piano tariffario è un'estrazione del listino che può essere soggetto a vincoli. Rappresentano dei piani tariffari i trattamenti di B&B, di HB (half board / mezza pensione) o FB (full board / pensione completa) ma questi sono solo degli esempi. La struttura ricettiva può infatti decidere di personalizzare i piani tariffari, può vendere le camere ad un prezzo basso ma senza garantire la colazione (only room o only stay), può altresì offrire più servizi con un piano tariffario e al contempo pretendere il pagamento anticipato non rimborsabile. Per inserire un piano tariffario vai su >Home/Impostazioni/Piani Tariffari e clicca su Nuovo. Vi apparirà una finestra in cui inserire la Denominazione, Termini e Condizioni, Tipi di camera a cui applicare il piano tariffario e i Vincoli.

Esempio: Prepagata non rimborsabile

Termini e condizioni: La seguente tariffa include pernottamento e prima colazione. È richiesto il pagamento al momento della prenotazione. Non è rimborsabile in caso di cancellazione.

Per attivare o disattivare andate su >Home/Impostazioni/Impostazioni e selezionate o deselezionate il piano tariffario corrispondente.

Definire i periodi e le tariffe di base

Per inserire i periodi andate su >Home/Impostazioni/Periodi e Rates/Nuovo quindi >aggiungi una nuova stagione, selezionate “Tipo (A)”, inserite la data di inizio e di fine cliccando all'interno del calendario, aggiungete la descrizione quindi conferma. Ogni data di fine periodo deve necessariamente coincidere con la data d'inizio di tipo successivo. Per la seconda stagione selezionate stavolta “Tipo B”, inserite le date e la descrizione quindi conferma. Se in alcuni periodi dell'anno intendete applicare le stesse tariffe, selezionate lo stesso Tipo, ad esempio “Tipo A” dal 2/01/2012 al 20/05/2012 – dal 1/09/2012 al 19/12/02012. Di seguito vi mostriamo un esempio:

Se desiderate semplicemente cambiare una data di inizio o di fine cliccate su >Home/Impostazioni/Periodi e Rates, quindi selezionate la riga della stagione prima inserita (es: dal 2/01/2012 al 2/01/2013), modifica questi periodi/Conferma.

È possibile inserire o modificare le stagionalità anche su >Home/Impostazioni/Impostazioni che vi aprirà la seguente finestra:

In fondo alla pagina cliccate su Modifica queste impostazioni.

Per inserire le tariffe fate clic su >Home/Impostazioni/Periodi e Rates/Rates (riga a destra) ed inserite le tariffe da associare ad ogni tipologia di camera. È possibile differenziare le tariffe a seconda del piano tariffario e collegarle ai periodi prima creati.

Cliccate sul segno “+” (in alto a destra) e inserite nel primo quadrante la tariffa a persona mentre nel secondo quadrante (quello con l'omino blu) metterete la tariffa comprensiva di supplemento singola. Attenzione! Questo quadrante va compilato soltanto per tipologie di camere vendibili per una singola persona. Terminato l'inserimento le vostre camere saranno già in vendita.

Sconti e supplementi

Per inserire e/o modificare sconti e supplementi andate su >Home/Impostazioni/Periodi e rates quindi cliccate su Sconti e Supplementi.

Potrete inserire uno sconto e/o un supplemento diverso a seconda della tipologia della camera e della stagione. Lo sconto e/o il supplemento può essere incluso sia in € che in percentuale.

Esempio: -100%: significa che non viene applicata nessuna tariffa, sconto del 100%; -50 %; significa che sarà applicato uno sconto del 50%.

Restringere le disponibilità

Sul booking online le disponibilità (o allotments) delle camere possono essere ridotte rispetto a quelle reali cliccando su >Home/Impostazioni/Periodi e Rates/Rates che vi condurrà alla seguente schermata:

Una volta che avrete cliccato sul segno “+” della tipologia di camera, inserite nel quadrante degli “Allotment” il numero di camere da rendere disponibili, come visualizzato sopra. Ripetete l'operazione per ogni tipologia di camera e fate clic su Conferma. Nota bene! Il numero degli allotment qui inserito non deve essere superiore al quantitativo di camere inserito sulla scheda della struttura (vedi <Home/Impostazioni/Impostazioni - Tipi di stanze).

Il numero di camere vendibili (allotment) può essere cambiato rapidamente cliccando su >Home/Impostazioni/Rates giornalieri (vedi capitolo 3.3) o su >Home/Impostazioni/Modifiche agli allotments definiti nei rates.

Definire le eccezioni

Le tariffe di base possono essere soggette a modifiche per brevi/lunghi periodi di tempo, per specifici giorni della settimana, per alcune tipologie di camera o esclusivamente per determinati piani tariffari. Per inserire un'eccezione andate su >Home/Impostazioni/Eccezioni/Nuovo, selezionate una data di inizio e di fine, selezionate il checkbox nei giorni in cui applicherete la tariffa speciale (es: solo il giovedì), inserite quindi il prezzo nella riga corrispondente alla tipologia di camera e Conferma. Per modificare l'eccezione inserita Torna all'elenco delle eccezioni, avvicinate il cursore alle date di modo che vi appaia Visualizza quest'eccezione, fate un clic e selezionate Modifica quest'eccezione. Non dimenticate di fare clic su Conferma.

Stabilire termini e condizioni e privacy

I “testi informativi” raggiungibili tramite >Home/Impostazioni/Termini e Condizioni in genere contengono informazioni utili ai clienti per il check in e il check out, sulle modalità di pagamento, su ciò che la tariffa include o non include.

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